Podstawowe zadania Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego

Do podstawowych zadań Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego należy w szczególności:

1) obsługa sekretariatu Burmistrza i Zastępcy Burmistrza,
2) prowadzenie rejestrów upoważnień i pełnomocnictw udzielonych przez Burmistrza pracownikom Urzędu i kierownikom miejskich jednostek organizacyjnych,
3) prowadzenie rejestru zarządzeń Burmistrza,
4) prowadzenie Punktu Obsługi Mieszkańca, w zakresie:

- przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji,
- wydawanie druków, wniosków dla poszczególnych spraw,
- udzielanie kompleksowej informacji w zakresie rodzaju, miejsca i trybu załatwiania spraw w Urzędzie.

5) obsługa techniczno-organizacyjna konferencji, spotkań i szkoleń odbywających się w Urzędzie,
6) koordynowanie korzystania z samochodu służbowego i prowadzenie rejestru kart drogo­wych,
7) prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem w niezbędny sprzęt i wyposażenie, w tym materiały biurowe, kancelaryjne i środki czystości oraz prowadzenie ewidencji ich za­kupu i rozdziału,
8) dostarczanie do adresatów korespondencji Urzędu w obrębie miasta,
9) administracyjno-gospodarcza obsługa Urzędu w zakresie:

- zabezpieczenie mienia Urzędu,
- utrzymywanie porządku i czystości w pomieszczeniach Urzędu oraz wokół budyn­ków Urzędu,
- gospodarowanie pieczątkami, pieczęciami urzędowymi oraz tablicami urzędowym,
- prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem technicznym i konserwacją wypo­sażenia Urzędu,

10) zabezpieczenie łączności telefonicznej, telefaksowej i alarmowej,
11) zabezpieczenie spójnego funkcjonowania informatycznej infrastruktury Urzędu poprzez:

- zarządzanie siecią komputerową Urzędu oraz sieciowymi systemami operacyjnymi,
- zarządzanie systemami baz danych,
- zapewnienie bieżącej archiwizacji danych i kontroli antywirusowej,
- administrowanie oprogramowaniem w urzędzie,
- inwentaryzację zasobów sprzętowych i programowych,
- utrzymanie sprawności technicznej sprzętu informatycznego,
- tworzenie i administrowanie profilami, grupami użytkowników oraz zarządzanie ich uprawnieniami,
- zakładanie i usuwanie kont pocztowych,
- zarządzanie dostępem do sieci internetowej, inicjowanie i wdrażanie rozwiązań gwa­rantujących odpowiedni poziom funkcjonalności i zabezpieczeń;

12) współpraca przy organizacji i przeprowadzeniu wyborów:

- do Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej i do Senatu Rzeczypospolitej Polskiej,
- do Parlamentu Europejskiego w Rzeczypospolitej Polskiej,
- Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej,
- Burmistrza Miasta,
- Rady Miasta Koła,
- Rady Powiatu Kolskiego,
- Sejmiku Województwa Wielkopolskiego,
- referendów ogólnokrajowych i gminnych.

13) przygotowywanie zezwoleń na przeprowadzenie zgromadzeń i imprez masowych,
14) prowadzenie archiwum zakładowego oraz współpraca z Wydziałami w zakresie prawi­dłowości stosowania jednolitego rzeczowego wykazu akt,
15) prowadzenie spraw w zakresie zarządzania kryzysowego, obrony cywilnej i spraw obronnych,
16) współdziałanie z instytucjami w zakresie akcji ratunkowych oraz likwidacji skutków klęsk żywiołowych i zagrożeń środowiska,
17) prowadzenie magazynu na potrzeby zarządzania kryzysowego oraz zapewnienie odpo­wiednich warunków przechowywania, konserwacji, eksploatacji, remontu i wymiany sprzętu, środków technicznych oraz umundurowania,
18) organizowanie i prowadzenie szkoleń, ćwiczeń i treningów z zakresu reagowania na potencjalne zagrożenia, realizacji zadań obrony cywilnej i realizacji zadań obronnych,
19) realizowanie zadań własnych gminy związanych z funkcjonowaniem jednostki ochotni­czej straży pożarnej,
20) prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi pracowników urzędu oraz jednostek organizacyjnych Miasta,
21) prowadzenie rejestru skarg i wniosków,
22) koordynowanie sprawozdań statystycznych,
23) realizowanie zadań kadrowych:

- prowadzenie spraw pracowniczych pracowników Urzędu, a w szczególności: prowadzenie akt osobowych pracowników, nabór pracowników na wolne stanowiska urzędnicze i inne,  przygotowywanie dokumentów związanych z zatrudnianiem i zwalnianiem pra­cowników (umowa o pracę, powołanie, wybór, świadectwa pracy), przygotowywanie dokumentów związanych z awansowaniem, przeszeregowaniem i nagradzaniem pracowników, przygotowywanie dokumentów związanych z przejściem pracowników na emerytu­rę, rentę z tytułu niezdolności do pracy oraz świadczenie rehabilitacyjne,
- prowadzenie spraw związanych z udzielaniem kar porządkowych i dyscyplinarnych,
- ewidencja czasu pracy, w tym prowadzenie elektronicznego systemu rejestracji czasu pracy,
- realizacja zadań związanych z podnoszeniem kwalifikacji przez pracowników kie­rowanie na studia, kursy i szkolenia,
- prowadzenie spraw osobowych kierowników jednostek organizacyjnych miasta,
- powadzenie kontroli dyscypliny pracy w Urzędzie,
- organizowanie prac związanych z dokonywaniem okresowych ocen kwalifikacyj­nych pracowników Urzędu,
- organizowanie staży i praktyk zawodowych dla uczniów szkół średnich i studentów szkół wyższych,
- współpraca z powiatowym Urzędem Pracy w Kole,
- prowadzenie sprawozdawczości z zakresu spraw pracowniczych, 
- udział w kontroli miejskich jednostek organizacyjnych z zakresu spraw pracowni­czych na podstawie wystawionego upoważnienia.

24) realizacja zadań z bezpieczeństwa i higieny pracy:

- organizowanie i przeprowadzanie dla pracowników obowiązkowych szkoleń z zakresu BHP,
- prowadzenie kontroli w zakresie przestrzegania bezpiecznych i higienicznych wa­runków pracy,
- prowadzenie postępowań związanych z wypadkami przy pracy,
- nadzór nad terminowym wykonywaniem okresowych badań lekarskich pracowni­ków,
- wykonywanie zadań z zakresu BHP dla placówek oświatowych oraz nadzór nad przestrzeganiem przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w tych jed­nostkach;

25) prowadzenie ksiąg inwentarzowych środków trwałych i przedmiotów nietrwałych, współpraca z inspektorem ochrony danych osobowych.